Weten wat je publiek wil zien

Theater Hofpoort in Coevorden heeft in de tien jaar dat het bestaat definitief een plek veroverd in het cultuurlandschap van Zuid- en Oost-Drenthe. Uniek door de vlakke vloer, bij de artiesten befaamd om de bitterballen en stevig geworteld in de Coevorder samenleving. Dat laatste bleek ook uit de data-analyse die marketing- en secretariaatsmedewerker Anke Pepping deed naar aanleiding van de workshop Digitalisering Vrijetijdseconomie. “De meeste Vrienden van de Hofpoort komen uit Coevorden. En twee uit Heerenveen”. Geen verrassende uitkomst misschien. “Maar hier kunnen we wel wat mee.”

Coevorden kreeg met de bouw van het nieuwe gemeentehuis ‘De Hof van Coevorden’ een eigen theater. De raadszaal is zodanig vormgegeven, dat deze omgebouwd kan worden voor voorstellingen met 170 man publiek. “Normaalgesproken staat de raadszaal 90% van de tijd leeg, dus de combinatie is super.” Tot corona uitbrak. “We zagen al snel dat open gaan met de coronamaatregelen voor ons niet zou werken. We moesten naar 30 zitplaatsen, dat kan natuurlijk nooit uit. Daarnaast is het gebouw niet ingericht voor gescheiden looproutes en zijn er onvoldoende toiletten om aan de maatregelen te voldoen.” Daar kwam nog bij dat de raadszaal de enige ruimte in het gemeentehuis is, waar een grotere groep mensen op 1,5 meter kan vergaderen. De zaal werd ineens volop gebruikt. Daarom werd besloten dat Hofpoort tijdelijk moest uitwijken. Gelukkig werd de oplossing snel gevonden in een oude machinefabriek, middenin het centrum van Coevorden.

De Fabriek

In twee maanden tijd veranderde de machinefabriek in een knus theater, met een eigentijdse, industriële uitstraling. “Zodra dit pand in beeld kwam, zijn we in gesprek gegaan met de omwonenden. De reacties waren gelukkig positief. Ze liepen ook regelmatig binnen om te komen kijken.” Naast Anke en directeur/programmeur Saskia Kluwen draait Theater Hofpoort volledig op vrijwilligers. Een enthousiaste club die zeker in deze tijd goud waard bleek. “We hoefden maar een oproep te doen en er stond weer een verfploeg klaar.” Ook de gemeente was Theater Hofpoort ter wille en dat verdient volgens Anke een flinke pluim. “Wethouder Cultuur, Jeroen Huizing, verwoordde bij de opening heel mooi hoe de gemeente ons waardeert. Hij zei: het is net alsof een kind het huis uit gaat.” Op 10 oktober was het zover, de eerste voorstelling in De Fabriek, zoals het pand gedoopt werd. Flip Noorman speelde voor 80 man publiek, die allemaal keurig op afstand konden genieten van het optreden. Helaas gingen op 3 november de theaters weer voor twee weken dicht en op 19 december was de tweede grote lockdown een feit.

Case

Al met al heeft Theater Hofpoort in het afgelopen jaar dus weinig publiek over de vloer gehad. Dat gaf wel tijd om wat zaken die waren blijven liggen nieuw leven in te blazen, zoals digitalisering. “De workshop kwam op het juiste moment; ik had er nu tijd voor.” Met haar marketingachtergrond was voor Anke de materie niet helemaal nieuw. “Ik had ook al redelijk ingeschat hoe we ervoor stonden. In maart waren we bijvoorbeeld begonnen met het opschonen van onze bestanden, omdat we wisten dat het systeem vervuild was.” Ze ging dus met gezuiverde data de workshop in. Anke heeft wel een andere invulling van de workshop gehad dan de meeste deelnemers. “We waren bij de laatste workshop maar met twee organisaties. Dus zijn we ieder met één van de begeleiders in een aparte online ruimte gaan zitten en hebben we een case gepakt om mee aan de slag te gaan.”

Tools

Normaalgesproken richten de workshops zich meer op een strategische aanpak en het maken van een plan van aanpak, maar in dit geval heeft Theater Hofpoort de kans benut om tips en tricks te krijgen voor het werven van meer zogenaamde Vrienden. Dat zijn donateurs die met een jaarlijkse bijdrage het theater extra steunen. “We hebben gekeken naar de data en wat we er allemaal uit kunnen halen. We kregen ook handige tools aangereikt om zelf aan de slag te gaan. “ Ondanks de grote hoeveelheid schone data, bleken de mogelijkheden niet eindeloos. “Wij vragen namelijk niet om de geboortedatum van onze bezoekers, dus kunnen we ze niet naar leeftijd indelen.” Maar Anke kreeg wel de handreiking om na een voorstelling een uitvraag te doen en dat op een handige manier in Excel te verwerken, want ook dat is digitalisering. Voor Anke hebben de workshops absoluut zin gehad en ze raadt andere organisaties dan ook aan er gebruik van te maken. “Vaak is digitalisering een ondergeschoven kindje en wordt er gezegd: dat weten we allemaal toch al. Maar dat is vaak toch niet het geval. Onwetendheid zorgt ervoor dat organisaties onvoldoende profiteren van alle mogelijkheden, dat is toch zonde.”

Kansen

Anke realiseert zich goed dat wanneer er qua versoepelingen meer mogelijk wordt, het publiek ineens weer heel veel aanbod krijgt. “Dan moet je zorgen dat je zichtbaar bent. En niet alleen dat, je moet ook weten wat je publiek wil zien.” De data maken dat goed inzichtelijk. “We passen ons programma daar op aan. Zo programmeren we voorstellingen waarvan we weten dat die binnen no time zijn uitverkocht, maar ook niche-voorstellingen voor een specifiek publiek. Daar is ook vraag naar en we bieden artiesten daarnaast graag een startpodium. Ali B was de eerste grote onbekende die op het podium van Hofpoort stond. En kijk waar hij nu staat.” Anke ziet ook kansen voor De Fabriek. “We weten natuurlijk niet wanneer we weer schouder aan schouder in een theaterzaal mogen zitten. Tot die tijd hebben wij hier in ieder geval een prachtige plek, waar op 1,5 meter afstand een voorstelling gespeeld kan worden.” Intussen is Saskia binnengekomen en ze vertelt dat er in hun bestand van 5000 mensen iemand uit Osaka Japan staat. “Geen idee hoe die er in gekomen is, maar ik laat hem mooi staan”. Anke lacht en zegt: “Eigenlijk moeten we er zo’n diagram van maken, zoals we in de workshop leerden, met 4999 mensen uit Nederland en eentje uit Japan.”

Tekst: Jeanette Croezen

Fotografie: Nieta Karsten van Fotostudio9